Software Distributor: Order, Stok, Piutang dalam Satu Data | Skelup
Operasional Bisnis
Dari Order Sales sampai Piutang Tertagih: Alur Distributor yang Tidak Terputus
Order masuk dari sales, stok dipesan, barang dikirim bertahap, invoice terbit, piutang terpantau. Begini alur distributor yang berjalan di satu data.
TTim Skelup9 Oktober 2026
Senin pagi, sales sudah menutup belasan order. Admin gudang mengecek stok manual. Bagian penagihan baru membuat invoice dua hari setelah barang jalan. Akhir bulan, keuangan menebak-nebak piutang mana yang sudah lewat jatuh tempo.
Masalahnya jarang ada di orangnya. Order, stok, pengiriman, dan tagihan hidup di file yang berbeda.
Satu order, lima langkah, satu data
Di Skelup, alur penjualan B2B berjalan di satu data:
Quotation — sales menyusun penawaran dari katalog produk. Langkah ini opsional; Sales Order juga bisa dibuat langsung.
Sales Order — saat pelanggan setuju, quotation dikonversi jadi Sales Order. SO yang dikonfirmasi langsung memesan (reserve) stok di gudangnya. Kalau stok tersedia kurang, kamu mendapat peringatan, dan SO tetap bisa dikonfirmasi sebagai backorder.
Pengiriman — kirim bertahap (parsial) kalau perlu. Setiap pengiriman mengurangi stok dan melepas reserve sebesar jumlah yang benar-benar dikirim.
Invoice — dibuat dari Sales Order. Saat diposting, jurnal bisa terbentuk otomatis (piutang, pendapatan, pajak, dan HPP dari mutasi stok), selama pengaturannya aktif.
Penagihan — terima uang muka, pembayaran penuh, atau cicilan. Status invoice berubah menjadi sebagian atau lunas secara otomatis, dan aging piutang bisa dipantau dari laporan keuangan.
Retur atau klaim ditangani dengan credit note. Nilainya tidak bisa melebihi sisa tagihan invoice, jadi koreksi tidak membuat angka liar.
Kontrol yang menjaga piutang tetap sehat
Credit limit pelanggan: kalau diaktifkan, penjualan tidak bisa melewati batasnya.
Approval diskon: rute persetujuan mengikuti hierarki manajer dan sales rep.
Invoice yang masih draft tidak terbaca di laporan piutang. Jadi biasakan posting, jangan biarkan menggantung.
Stok yang kamu jual datang dari pembelian. Tagihan vendor di Skelup memposting persediaan (atau GR/IR), PPN masukan bila pemetaan akunnya sudah diatur, dan utang ke supplier. Pembayaran bisa sebagian, penuh, atau batch untuk beberapa tagihan. Kalau kebijakan approval pembayaran aktif, pembayaran menunggu persetujuan dulu.
Tim sales lapangan: kunjungan sampai komisi
Kunjungan: rencanakan kunjungan ke customer, lalu check-in dengan GPS dan foto dari ponsel, dengan validasi geofence.
Deal menang → Sales Order: data berpindah tanpa diketik ulang.
Komisi → payroll → jurnal: komisi dihitung dari omset per periode, ditarik ke payroll sebagai komponen gaji, lalu masuk jurnal. Tersedia mode komisi flat dan komisi bertingkat (tier).
Cocok untuk siapa?
Distributor dan grosir B2B yang menjalankan penawaran → Sales Order → faktur.
Bisnis dengan beberapa gudang yang butuh stok per lokasi.
Perusahaan dengan tim sales lapangan dan karyawan yang gajinya perlu terhubung ke komisi.
Belum cocok kalau kamu hanya butuh pencatatan sederhana tanpa stok, piutang, atau akuntansi terintegrasi.
Yang masih beta
Logistics / TMS untuk pengiriman dengan armada sendiri masih beta. Pengiriman dengan kurir pihak ketiga berjalan lewat dokumen Shipment.
Integrasi marketplace dan toko online masih beta.
Price list per grup pelanggan masih beta.
Kalau salah satunya syarat utama usahamu, bicarakan dulu dengan tim kami supaya ekspektasinya pas.
Mau lihat alurnya pada data distributor-mu?
Jadwalkan demo bersama tim Skelup. Kami tunjukkan alur dari quotation sampai piutang memakai skenario yang mirip bisnismu.
Apakah Sales Order harus diawali quotation?
Tidak. Quotation bersifat opsional. Sales Order bisa dibuat langsung, atau dikonversi dari quotation yang sudah disetujui pelanggan.
Bisakah barang dikirim bertahap untuk satu Sales Order?
Bisa. Setiap pengiriman parsial mengurangi stok dan melepas reserve sebesar jumlah yang benar-benar dikirim.
Apakah jurnal piutang terbentuk otomatis?
Ya, saat invoice diposting jurnal bisa terbentuk otomatis, selama pengaturan jurnal otomatis aktif.
Bagaimana menangani retur atau klaim dari pelanggan?
Gunakan credit note. Nilainya tidak bisa melebihi sisa tagihan invoice terkait.
